Документы специалиста по кадрам: Исчерпывающий гид по кадровому делопроизводству

Кадровая служба — это не просто отдел, который нанимает и увольняет сотрудников. Это стратегический узел, обеспечивающий юридическую и организационную стабильность компании. Основой же всей этой сложной системы является кадровое делопроизводство — скрупулезная работа с документами. Для многих со стороны это выглядит как рутина с бумагами, но для экспертов очевидно: ошибка в одном приказе или отсутствие нужной записи в трудовой книжке могут привести к миллионным судебным искам, проверкам государственных инспекций и репутационным потерям.

Агентство HappyStar Recruiting понимает, что профессиональный кадровик — это не просто собеседующий менеджер, а хранитель корпоративной документальной базы. В этом материале мы проведем детальный обзор ключевых документов, которые находятся в зоне ответственности специалиста по кадрам, и объясним, почему их грамотное ведение критически важно для успеха бизнеса.

Фундамент трудовых отношений: Документы при приеме на работу

Процесс трудоустройства нового сотрудника задает тон всем дальнейшим взаимоотношениям. Юридически они начинаются не с устной договоренности, а с оформления строго определенного пакета документов.

Трудовой договор — краеугольный камень. Этот документ детализирует все условия сотрудничества: должность, обязанности, размер и структуру оплаты труда, режим работы и отдыха, права и ответственность сторон. Грамматическая ошибка в фамилии, неточность в наименовании должности согласно штатному расписанию или несоответствие условий договора нормам Трудового кодекса РФ могут сделать его недействительным. Опытный кадровик знает, что помимо стандартного срочного или бессрочного договора, существуют специальные формы: договор с дистанционными работниками, работа по совместительству или договор ГПХ, который, хоть и не является трудовым, часто проходит через кадровую службу.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма Т-1) — это правоприменительный документ, который издается на основании подписанного трудового договора. Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под роспись в трехдневный срок с момента начала работы. Именно с даты, указанной в приказе, исчисляется трудовой стаж.

Личная карточка работника (форма Т-2) — это основной учетный документ, который заводится на каждого сотрудника и ведется на протяжении всей его карьеры в компании. В нее вносятся все значимые кадровые события: переводы, повышения, изменения оклада, результаты аттестаций, данные об отпусках и взысканиях. Карточка Т-2 является конфиденциальным документом и должна храниться в надежном месте, доступном только уполномоченным сотрудникам кадровой службы.

Дополнительные документы, формируемые на этапе приема, включают в себя заявление о приеме на работу (не всегда является обязательным, но распространенная практика), согласие на обработку персональных данных (без которого работа с данными сотрудника незаконна), а также различные анкеты и опросники, разработанные конкретной компанией.

Документальное сопровождение трудовой деятельности

После того как сотрудник успешно трудоустроен, кадровое делопроизводство не заканчивается. Напротив, оно переходит в непрерывную фазу, фиксирующую всю жизненную карьеру человека внутри организации.

Штатное расписание (форма Т-3) — это скелет организации. Документ определяет ее структуру, перечень должностей, численность штатных единиц и размеры фонда оплаты труда. Все кадровые перемещения и приемы на работу должны строго соответствовать утвержденному штатному расписанию. Любые изменения в него вносятся приказом руководителя.

График отпусков — это плановый документ, который обязана иметь каждая компания. Он утверждается не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года. Соблюдение графика позволяет равномерно распределить трудовые ресурсы и избежать ситуаций, когда уход сотрудника в отпуск парализует работу отдела. Сотрудник должен быть ознакомлен с графиком под роспись.

Табель учета рабочего времени (формы Т-12 или Т-13) — это оперативный документ, который ведется ежедневно. Он фиксирует явки, неявки, опоздания, сверхурочные работы, больничные и отпуска. На основании табеля производится расчет заработной платы, поэтому его точность напрямую влияет на финансовые расчеты с сотрудниками и корректность начисления налогов.

Приказы по личному составу — это обширная группа распорядительных документов, сопровождающих каждый шаг работника: о переводе на другую должность, о направлении в командировку, о поощрении или применении дисциплинарного взыскания, о предоставлении очередного оплачиваемого отпуска или отпуска без сохранения заработной платы. Каждый такой приказ должен иметь исходящий номер, четкое основание для издания (заявление, служебная записка, докладная записка) и быть доведенным до сведения сотрудника под подпись.

Завершение трудовых отношений: Документы при увольнении

Процедура увольнения так же важна, как и процедура приема. Правильное документальное оформление позволяет минимизировать риски конфликтов и судебных разбирательств.

Заявление об увольнении — является инициатором процесса при увольнении по собственному желанию. Кадровик должен проверить наличие подписи сотрудника и даты составления. Важно помнить о сроках отработки.

Приказ об увольнении (форма Т-8) — издается на основании заявления сотрудника, соглашения сторон или иного основания, предусмотренного ТК РФ. В приказе должна быть точная ссылка на статью Трудового кодекса. С документом работник знакомится под роспись.

Самым важным документом на этом этапе является трудовая книжка. Запись об увольнении вносится в строгом соответствии с формулировкой Трудового кодекса и дублирует запись в приказе. Никаких сокращений и помарок не допускается. Сотрудник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек, подтверждая факт получения своего главного профессионального документа. В день увольнения работнику также выдается справка о сумме заработной платы за два предыдущих года для расчета пособий в соцзащите и по месту будущей работы.

Документы по воинскому учету и персональным данным

Помимо сугубо трудовых документов, кадровая служба ведет еще два критически важных блока документации.

Документы воинского учета обязательны для ведения в любой организации. К ним относятся личные карточки воинского учета (форма № Т-2 для военнообязанных) и различные отчеты, предоставляемые в военкоматы. Ответственность за их правильное ведение установлена законодательством РФ.

Локальные нормативные акты (ЛНА) и документация по защите персональных данных формируют внутреннее правовое поле компании. К ЛНА относятся Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об оплате труда, Положение о защите персональных данных работников, Инструкция по кадровому делопроизводству и другие. Все сотрудники должны быть ознакомлены с этими документами под роспись. Работа с персональными данными требует особого внимания: необходимо иметь не только Положение, но и приказ о назначении ответственного, реестры обработки данных и документы, фиксирующие получение согласия от работников.

Заключение: Документы как актив компании

Грамотное кадровое делопроизводство — это не бюрократия, а мощный инструмент управления рисками и построения цивилизованных, прозрачных отношений между работодателем и сотрудником. Оно защищает интересы обеих сторон, создает предсказуемую среду и является неотъемлемой частью корпоративной культуры успешной компании.

Специалисты по подбору персонала агентства HappyStar Recruiting ценят глубокую экспертизу в области кадрового администрирования. Мы понимаем, что поиск и привлечение талантливых кадровиков, которые выстраивают безупречную документальную работу, напрямую способствует росту и процветанию бизнеса наших клиентов. Доверяйте работу с вашими главными активами — людьми и их документами — только профессионалам.